Tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva ilmoitus ja suostumus henkilötietojen käsittelyyn koskee kaikkia www.Nextoil.fi käyttäjiä (”Käyttäjä”) ja sen potentiaalisia asiakkaita (”Asiakas”), jotka vierailevat www.Nextoil.fi -sivustolla (”verkkosivusto”) sekä verkkosivustolla viitattuihin. Nextoil-brändin sosiaalisen median verkkosivut (”Sosiaalinen media”.)
Ottaen huomioon Käyttäjän ja Asiakkaan henkilötietojen käsittelyn, joka tapahtuu Verkkosivustolla ja sosiaalisessa mediassa (”Sivut”), tämä ilmoitus antaa Käyttäjälle ja Asiakkaalle seuraavat tiedot henkilötietojensa käsittelystä ja varmistaa Käyttäjän ja Asiakkaan henkilötietojen käsittelyn peruste:
• Tämä ilmoitus antaa tietoa Käyttäjälle ja Asiakkaalle
• Käyttäjän ja Asiakkaan henkilötietojen käsittelystä asetuksen mukaisesti EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§
Päivitetty 21.1.2021
1. Rekisterinpitäjä
NextOil Oy
Myllyharjuntie 20
42300 JÄMSÄNKOSKI
info(at)nextoil.fi
2. Yhteishenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Anja Kyllästinen
Myllyharjuntie 20
42300 JÄMSÄNKOSKI
+358 50 5182608
3. Rekisterin nimi
NextOil Oy -asiakasrekisteri
– Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen perustuva asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, NextOil Oy:n oikeutettujen etujen toimittamiseen tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi/valmistelemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
NextOil Oy:n -asiakastiedot
• Organisaatio: yrityksen nimi, osoitetiedot, laskutustiedot, sähköposti, puhelin, y-tunnus, www-osoite, asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta, organisaatioon liitetyt palvelut
• Yhteyshenkilö: nimi, sähköposti, puhelin
• Henkilöstökortit: titteli, etunimi, sukunimi, puhelin, veronumero
• Logistiikka: Nimi, eränumero, erän paikkatiedot, erän toimitustiedot
• Yritys, etunimet, sukunimi, sähköposti, puhelin, henkilötunnus
Henkilöstä voidaan kerätä tietoja myös verkkosivujen kautta hänen suostumuksella esimerkiksi henkilön vierailusta yrityksen verkkosivulla ja hänen suorittamistaan toimenpiteistä kuten dokumenttien latauksista, katsotuista sivuista ja lomakkeiden täytöistä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaan liittyessä asiakassuhteeseen sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tilaamista/osallistumisista palveluista.
Henkilöistä kerätään tietoa myös kontaktoinnin yhteydessä suullisesti tai kirjallisesti. Tapahtumien, seminaarien, koulutusten, messujen yhteydessä kerätään osallistujatietoja.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi NextOil Oy:n yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä.
Henkilöstä voidaan kerätä tietoja myös verkkosivujen kautta hänen suostumuksella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa puitteissa ja/tai palveluiden tuottamiseksi Nextoil Oy:n sisällä muille konserniin kuuluville yrityksille, yhteistyökumppaneille
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Kullakin rekisteriä käyttävällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon laista (kuten kirjanpito- ja ennakkoperintälaista) noudatettavaksi tulevat säilytysajat. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään viiden (5) vuoden ajan asiakassuhteen/sopimussuhteen päättymisen jälkeen (paitsi siltä osin kuin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä tätä pidempään).
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi koskevat pyynnöt osoitetaan tässä selosteessa mainitulle yhteyshenkilölle.
Oikeus tiedon tarkistamiseen ja oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Rekisteröidylla on oikeus vaatia, että NextOil OY oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä.
Oikeus tiedon poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tietojen poistamiseen ilman aiheetonta viivästystä edellyttäen että:
• Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä, jos
• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
• Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa tietojen poistamista
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla;
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevia tietojen käsittelyä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisteripitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12. Lisätietoja
Rekisteröidyn halutessa lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä kohdan 2 mainittuun yhteyshenkilöön.